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Briefing schreiben mit unseren Vorlagen, die euch Arbeit und Zeit sparen.

INHALTSVERZEICHNIS

Was ist ein Briefing?

Das Wort Briefing stammt aus dem Englischen und beschreibt eine Einweisung in eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt.

Ein Briefing ist ein wichtiger erster Schritt in der Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Unternehmen. Es kann mündlich oder schriftlich erfolgen, wobei ein schriftliches Dokument empfehlenswert ist – so können kommunikative Missverständnisse vermieden werden.

Agenturbriefing für Marketing-Teams

Ihr könnt unsere Briefingvorlagen hier herunterladen.

In der Regel ist es eine ausformulierte Übersicht über Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen eines Strategie- oder Designprojektes.

Ein Agenturbriefing kann verschiedene Aspekte aufgreifen – von der Zielgruppenbeschreibung bis zu kommunikativen Touchpoints. Die Agentur leitet davon interne Briefings für die entsprechenden Abteilungen ab.

Kreativ-/Design-Briefing erklärt

Ein Kreativ-Briefing im Speziellen ist ein Briefing, das sich an Design Agenturen und Teams richtet, die vor der Umsetzung eines kreativen Projektes stehen, z.B. der Entwicklung eines Brand Designs oder eines Storytellings.

Ziel ist es, dass alle Projektbeteiligten einen strategischen Einblick in das Unternehmen erhalten, das gleiche Verständnis für die kreativen, inhaltlichen und technischen Anforderungen haben und die Erwartungshaltungen geklärt werden.

Ein Design-Briefing oder Kreativ-Briefing unterstützt einen reibungslosen Projektablauf. Relevante Projektinformationen findet man gebündelt in einem Dokument, in das jede:r Projektbeteiligte:r Einblick haben sollte.

Die verschiedenen Aspekte eines Briefings sollten in einem Kick-off-Meeting besprochen werden, um mögliche Konflikte und Einschränkungen zu identifizieren.

Ein Kreativ-Briefing kann basierend auf dem Kick-off-Meeting und dem Austausch zwischen Agentur und Unternehmen formuliert oder angepasst werden. Einschätzungen von Expert:innen helfen, Scope, Timing und Budget besser einordnen zu können und zu evaluieren, welche Schritte für die Zielsetzung notwendig sind.

Warum brauche ich ein Briefing?

Ein gut aufgesetztes Briefing hat einige Vorteile für Unternehmen und Agentur.

Die Agentur erhält ein tieferes Verständnis über das Unternehmen, seine Herausforderungen und Ziele. Kund:innen sind “gezwungen”, ihre Erwartungshaltung, Wünsche und Zielsetzungen zu konkretisieren und schriftlich zu fixieren. Beides ist wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Mit einem Briefing:

  • gewinnt die Agentur Einblicke in Angebot, ZIELGRUPPE, Ziele, MARKENWERTE und Alleinstellungsmerkmal der MARKE
  • kann die Agentur das Design strategisch herleiten
  • erhält das Unternehmen ein Corporate Design, das der Marke entspricht
  • können zeitliche Aufwände und Ressourcen von beiden Parteien besser geplant werden
  • wird die Kommunikation zwischen Personen, die an dem Projekt arbeiten, erleichtert

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Wozu dient ein Briefing: Die Basis für ein erfolgreiches Projekt

Ein effektives Briefing bringt Ziele des Projektes oder des Unternehmens mit den Ressourcen und Möglichkeiten der Agentur in Einklang, um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.

Es ermöglicht eine strukturierte Herangehensweise des Projektes und vereinfacht Absprachen zwischen Projektteilnehmer:innen. Ein Briefing ist für jede Art und Größe eines Projektes hilfreich.

Was gehört in ein gutes Briefing?

Ein Briefing definiert zum einen den Kontext des Auftrages, zum anderen dokumentiert es die Informationen, die für die Umsetzung des Projektes relevant sind.

Das Wichtigste ist, dass die Agentur sich ein Bild von der Marke machen kann, ein Gefühl für sie gewinnt und einen Einblick in die Herausforderungen und Ziele erhält.

Umgekehrt wird für Kund:innen ablesbar, ob die Anforderungen klar sind oder ob der Auftrag Widersprüche enthält.

1. Informationen zum Unternehmen

Ein Brand oder Corporate Design sollte der Marke entsprechen und auf die Markenpersönlichkeit einzahlen. Ein Design für ein Lifestyle Start-Up wird anders aussehen als das für ein Beratungsunternehmen für Nachhaltigkeit. Jede Marke hat Charakteristika, die mit Design spürbar gemacht werden können.

  • Welchen Impact möchte die Marke leisten?
  • Welche Werte macht sie aus?
  • Welche Kultur lebt sie und wie fühlt sich die Zusammenarbeit für Kund:innen an?
  • Was ist es, das die Marke im Kern prägt?

Im Design Briefing ist es überaus hilfreich, folgende Aspekte der Markenidentität zu definieren: MARKENWERTE, Markenkern, BRAND PURPOSE, VISION STATEMENT, MISSION STATEMENT, PERSONALITY SLIDERS helfen, die Marke besser einzuordnen.

2. Informationen zum Wettbewerb

Um sich mit dem Design von dem Wettbewerb differenzieren zu können, ist die MARKENPOSITIONIERUNG relevant und wer zum direkten Wettbewerb zählt.

Es ist wichtig zu wissen, wie die anderen Marktteilnehmer auftreten. Ein gutes Verständnis für die Wettbewerbssituation der Auftraggebenden hilft der Agentur, ein Design und Kommunikationsmaßnahmen zu entwickeln, die sich von der Masse abheben.

3. Informationen zum Produkt / zur Dienstleistung

Damit die Agentur die Vorteile des Angebots kommunikativ und visuell herausarbeiten kann, muss sie mit den Besonderheiten vertraut gemacht werden.

  • Welchen Nutzen stellt das Produkt oder die Dienstleistung für Kunden und Kundinnen dar?
  • Handelt es sich eventuell um eine Produktneuheit oder eine Innovation innerhalb des Marktes?

Je mehr die Agentur weiß, desto strategischer kann die Gestaltung und Kommunikation entwickelt werden.

4. Informationen zur Zielgruppe

Damit die Agentur ein Design und Storytelling entwickeln kann, das die Zielgruppe anspricht, ist es unerlässlich, diese vorab zu definieren. Welche Informationen hierbei relevant sind, unterscheidet sich vor allem zwischen B2B- oder B2C-Unternehmen. Idealerweise stellt das Unternehmen BUYER PERSONAE zur Verfügung.

  • Was sind demographische, geographische und psychologische Eigenschaften der Zielgruppe?
  • Welche Bedarfe und Probleme der Zielgruppe löst das Produkt oder die Dienstleistung der Marke?

All das schafft ein Verständnis darüber, wen das Unternehmen erreichen möchte.

5. Aufgabenstellung

Die Aufgabenstellung sollte so konkret wie möglich definiert werden, um alle Parteien abzusichern.

  • Was soll entwickelt werden?
  • Handelt es sich um ein Produkt, eine Kampagne oder eine Marke?
  • Welche Touchpoints sollen gestaltet werden?

Hierbei ist es empfehlenswert, so klar und detailliert wie möglich zu werden und z.B. festzuhalten, in welchen Größen und Dateiformaten Designelemente überliefert werden sollen. Falls bereits Designelemente existieren, ist eine Übersicht darüber ebenfalls relevant.

6. Unternehmens- & Marketingziele

Mit kreativen Projekten werden in der Regel kurz-, mittel- und langfristige Unternehmensziele verfolgt. Die Agentur sollte einen Einblick erhalten, auf welche Unternehmensziele das Projekt einzahlen soll, um entsprechende Maßnahmen und Entscheidungen ableiten zu können. Marketingziele können sein:

  • Umsatzsteigerung
  • Marktanteile
  • neue geografische Zielgebiete
  • neue Zielgruppen
  • höhere Brand Awareness
  • neue Produkte oder (Sub-)Marken

7. Organisation

Damit ein Projekt so reibungslos wie möglich verläuft, ist es essentiell, klare Rollen zu verteilen.

  • Wer ist für welchen Teil der Umsetzung verantwortlich?
  • Wer ist Ansprechpartner:in auf Unternehmensseite und wer auf Agenturseite?

Es ist hilfreich zu klären, welche Tools zur Kommunikation verwendet werden. Werden Updates über Email-Verkehr gesendet, oder gibt es eine andere Software, die gemeinsam verwendet wird?

Außerdem empfiehlt es sich darüber zu sprechen, in welchem Set-up und in welchem Format Meetings abgehalten werden, etwa, ob persönlich oder online. Organisatorische Elemente eines Briefings sind u.a.:

  • Projektteilnehmende
  • Ansprechpartner:innen
  • Kommunikationstools
  • Meeting-Set-ups

8. Budget

Ob ein Projekt umgesetzt werden kann, hängt natürlich auch davon ab, ob die finanziellen Vorstellungen von beiden Parteien übereinstimmen. Eine klare Kommunikation, welches Budget vorhanden ist, hilft der Agentur mit der Planung von entsprechenden Ressourcen.

9. Zeitplan

Ein Briefing sollte eine grobe Timeline mit Milestones enthalten, also was bis wann erarbeitet werden soll. In Absprache mit der Agentur wird der Zeitplan dann verfeinert und konkrete Meetings, Präsentationstermine und eventuell Workshops fest eingeplant.

Beispiele für ein Kreativ-Briefing

Die folgenden Beispiele für Kreativ-Briefings bieten praxisnahe Einblicke und verdeutlichen die Wichtigkeit einer sorgfältigen Planung, um eine reibungslose Projektabwicklung sicherzustellen.

Beispiel: Gestaltung Brand Booklet

  • Unternehmen: “CoWo” bietet Co-Working- und Workshopräume für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen in Deutschland an. Es richtet sich vor allem an Personen und Unternehmen in urbanen Lebensräumen, die aufgrund von limitierter Wohn-und Arbeitsfläche auf externe Anbieter:innen zurückgreifen müssen.
  • Projekt: Es soll ein Brand Booklet gestaltet werden, das die wichtigsten Informationen über das Unternehmen enthält und damit als Orientierung für bestehende und neue Mitarbeitende dient.
  • Ziel: Mitarbeitende mit der Marke CoWo vertraut machen, damit Entscheidungen und Tätigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden ”on brand” sind und auf die Marke einzahlen.
  • Aufgabe:
    • Gestaltung von einem 30-seitigen Booklet (2 Entwürfe) auf Basis des
    • Brand Designs von Cowo
    • Empfehlung Bildauswahl
    • Empfehlung Buchbindung
    • Druckbegleitung
  • Hinweis: Inhalte und Design Guidelines werden von CoWo zur bereitgestellt
  • Budget: 25.000,00 €
  • Timing:
    • 01.11 Kick-off
    • 15.11 Präsentation 2 Entwürfe & Entscheidung für eine Route
    • 22.11 Präsentation Weiterentwicklung gemäß Feedback & Freigabe
    • 29.11 Fertigstellung Druckdatei als PDF
  • Ansprechpartner:in: Maximiliane Mustermann

Jedes Briefing ist individuell

Nicht jedes Briefing enthält die gleichen Inhalte. Je nach Art des Projektes sind manche Aspekte relevanter als andere. Die Tonalität ist zum Beispiel wichtig für ein Storytelling, weniger aber, um das Verpackungsdesign für ein neues Produkt zu gestalten.

Es gibt jedoch einige grundlegende Elemente, die für jedes Briefing wichtig sind, wie z.B. Budget und Timing. Entscheidend ist letztendlich, dass die Agentur alle relevanten Informationen für eine erfolgreiche Umsetzung hat.

Arten von Briefings

Beteiligte Personen Inhalt u.a. beispielhafte Projekte
Strategisches Briefing Agentur, Entscheidungsträger:innen Unternehmen, ggf. externe Dienstleister:innen Enthält die strategische Ausrichtung des Unternehmens im Markt,
Zielsetzungen, Benchmarks / Wettbewerb,
Produkt- oder Leistungsportfolio, Zielgruppe,
aktuelle Herausforderungen in der Weiterentwicklung		 Marken-Audit, Positionierung des Unternehmens im Markt, Entwicklung Markenleitbild, Rebranding,
Entwicklung Markenname, Entwicklung Storytelling
Design Briefing Agentur, Entscheidungsträger:innen Unternehmen, ggf. externe Dienstleister:innen Enthält das Markenleitbild eines Unternehmens, Benchmarks / Wettbewerb,
Produkt- oder Leistungsportfolio, Zielgruppe,
technische Voraussetzungen		 Entwicklung Brand Design,
Entwicklung Webdesign, Entwicklung Produktdesign
Naming Briefing Agentur, Entscheidungsträger:innen Unternehmen, Enthält das Markenleitbild eines Unternehmens, Informationen über Zielgruppe,
Produkt- oder Leistungsportfolio		 Naming eines Unternehmens oder einer Produktmarke
Operatives Briefing Agentur, zuständiger Bereich Unternehmen, ggf. externe Dienstleister:innen Zieldefinition, Aufgaben- und Verantwortungsverteilung,
Abläufe		 Contentproduktion,
Touchpoint-Entwicklung (z.B. Website),
Event / Veranstaltung
Debriefing Alle Ergebnis und Evaluierung der Zusammenarbeit nach Projektabschluss Alle

Das Debriefing ist eine besondere Art von Briefing. Anders als bei den anderen Briefings findet es nicht vorab, sondern nach einem Projekt statt.

Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in blicken gemeinsam auf die Zielsetzung und Umsetzung des Projektes. Gemeinsam wird evaluiert, ob die Aufgabenstellung erfolgreich umgesetzt wurde, Erwartungen erfüllt wurden und wie die Art der Umsetzung verlief.

Es wird diskutiert, was gut in der Zusammenarbeit funktioniert hat und was man für die nächsten Projekte lernen kann. Ein Debriefing basiert auf konstruktivem, ehrlichen Feedback – so können beide Parteien daraus lernen.

Typische Briefingfehler

Ein Briefing ist nicht automatisch ein effektives Briefing. Es gibt Fehlerquellen auf Auftragnehmer- und Auftraggeberseite, die zu Missverständnissen oder ineffizienten Prozessen führen können.

Im Folgenden werden gängige Fehler aufgelistet und entsprechende Lösungsansätze bzw. Empfehlungen präsentiert.

Fehler auf Auftraggeberseite und Lösungsansätze

Unzureichende Vorbereitung

Vor der Kontaktaufnahme mit einer Agentur sollten sich die verantwortlichen Personen und Abteilungen des Unternehmens bereits über die Zielsetzung des Projektes, eine grobe Zeitspanne und ein grobes Budget ausgetauscht haben. Hilfreich ist es auch, die größten Herausforderungen zu definieren, für die Unterstützung gesucht wird.

Limitierte Informationsbereitstellung

Relevante Daten zum Unternehmen und Markt sollten transparent gemacht werden, damit die Agentur eine ganzheitliche Basis hat, strategische und kreative Entscheidungen treffen zu können. NDAs sichern sensiblen Unternehmensdaten ab.

Oberflächliche Briefings

Sich Zeit für ein gründliches und vollständiges Briefing zu nehmen, führt zu mehr Planungssicherheit. Ein gutes Briefing spart letztendlich Zeit und Geld für alle Beteiligten, weil Rückfragen oder unnötige Schleifen vermieden werden können.

Widersprüche im Briefingdokument sollten auf Auftraggebenden-Seite unbedingt ernst genommen werden. Unklare Vorstellungen, unabgestimmte Zielsetzungen und unterschiedliche Erwartungshaltungen seitens der Stakeholder führen fast unweigerlich zum Mißerfolg.

Enges Budget

Ein zu knapp berechnetes oder unrealistisches Budget wirkt sich in der Regel negativ auf die Umsetzung des kreativen Projektes aus. Passen Aufwände, Budget und Größe der Agentur nicht zusammen, sind die Auftragnehmenden gezwungen, Set-Up oder Prozess entsprechend anzupassen.

Fehler auf Auftragnehmerseite und Lösungsansätze

Unklare Rollen

Eine:n Ansprechpartner:in für das gesamte Projekt definieren und offenlegen, wer im Team für welche Aufgabenbereiche zuständig ist.

Unrealistische Erwartungen wecken

Transparent sein, welche Aufgaben in der Expertise der Agentur liegen und welche Aufgaben eventuell mit externen Dienstleister:innen abgedeckt werden müssen.

Unrealistische Zeitpläne

Ehrlich kommunizieren, was zeitlich realistisch ist, eventuell ein Best- und Worst-Case-Szenario aufzeigen. Klar kommunizieren, welche Faktoren sich auf das Timing auswirken können.

Undefinierte Korrekturschleifen

Klar definieren, wie viele Überarbeitungen kalkuliert sind und an welchem Punkt im Prozess und in welchem Format – schriftlich oder in einem Meeting – Feedback eingeplant ist.

Briefing Vorlagen von Helder

Eine sorgfältige Vorbereitung durch ein umfassendes und präzises Briefing ist entscheidend für den Projekterfolg. Die Zusammenstellung dieser Unterlagen ist daher nicht banal und in der Regel zeitaufwendig.

Deshalb bieten wir bei Helder passende Briefing-Vorlagen kostenfrei an, um euch bei eurem Design-Projekt zu unterstützen. Hier findet ihr nützliche Vorlagen, die euch wertvolle Hilfestellung bieten.

Design Briefing Vorlage

Naming Briefing Vorlage

Im Zweifel hinsichtlich Scope, Zielsetzung, Machbarkeit oder Methoden stehen wir zudem gerne in einem Chemistry Call zur Verfügung.

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