Briefing schreiben, mit unseren Briefing Vorlagen.

1. Informationen zum Unternehmen

Ein Brand oder Corporate Design sollte der Marke entsprechen und auf die Markenpersönlichkeit einzahlen. Ein Design für ein Lifestyle Start-Up wird anders aussehen als das für ein Beratungsunternehmen für Nachhaltigkeit. Jede Marke hat Charakteristika, die mit Design spürbar gemacht werden können.

• Welchen Impact möchte die Marke leisten?
• Welche Werte macht sie aus?
• Welche Kultur lebt sie und wie fühlt sich die Zusammenarbeit für Kund:innen an?
• Was ist es, das die Marke im Kern prägt?

Im Design Briefing ist es überaus hilfreich, folgende Aspekte der Markenidentität zu definieren: MARKENWERTE, Markenkern, BRAND PURPOSE, VISION STATEMENT, MISSION STATEMENT, PERSONALITY SLIDERS helfen, die Marke besser einzuordnen.

2. Informationen zum Wettbewerb

Um sich mit dem Design von dem Wettbewerb differenzieren zu können, ist die MARKENPOSITIONIERUNG relevant und wer zum direkten Wettbewerb zählt.

Es ist wichtig zu wissen, wie die anderen Marktteilnehmer auftreten. Ein gutes Verständnis für die Wettbewerbssituation der Auftraggebenden hilft der Agentur, ein Design und Kommunikationsmaßnahmen zu entwickeln, die sich von der Masse abheben.

3. Informationen zum Produkt / zur Dienstleistung

Damit die Agentur die Vorteile des Angebots kommunikativ und visuell herausarbeiten kann, muss sie mit den Besonderheiten vertraut gemacht werden.

• Welchen Nutzen stellt das Produkt oder die Dienstleistung für Kunden und Kundinnen dar?
• Handelt es sich eventuell um eine Produktneuheit oder eine Innovation innerhalb des Marktes?

Je mehr die Agentur weiß, desto strategischer kann die Gestaltung und Kommunikation entwickelt werden.

4. Informationen zur Zielgruppe

Damit die Agentur ein Design und Storytelling entwickeln kann, das die Zielgruppe anspricht, ist es unerlässlich, diese vorab zu definieren. Welche Informationen hierbei relevant sind, unterscheidet sich vor allem zwischen B2B- oder B2C-Unternehmen. Idealerweise stellt das Unternehmen BUYER PERSONAE zur Verfügung.

• Was sind demographische, geographische und psychologische Eigenschaften der Zielgruppe?
• Welche Bedarfe und Probleme der Zielgruppe löst das Produkt oder die Dienstleistung der Marke?

All das schafft ein Verständnis darüber, wen das Unternehmen erreichen möchte.

5. Aufgabenstellung

Die Aufgabenstellung sollte so konkret wie möglich definiert werden, um alle Parteien abzusichern.

• Was soll entwickelt werden?
• Handelt es sich um ein Produkt, eine Kampagne oder eine Marke?
• Welche Touchpoints sollen gestaltet werden?

Hierbei ist es empfehlenswert, so klar und detailliert wie möglich zu werden und z.B. festzuhalten, in welchen Größen und Dateiformaten Designelemente überliefert werden sollen. Falls bereits Designelemente existieren, ist eine Übersicht darüber ebenfalls relevant.

6. Unternehmens- & Marketingziele

Mit kreativen Projekten werden in der Regel kurz-, mittel- und langfristige Unternehmensziele verfolgt. Die Agentur sollte einen Einblick erhalten, auf welche Unternehmensziele das Projekt einzahlen soll, um entsprechende Maßnahmen und Entscheidungen ableiten zu können. Marketingziele können sein:

• Umsatzsteigerung
• Marktanteile
• neue geografische Zielgebiete
• neue Zielgruppen
• höhere Brand Awareness
• neue Produkte oder (Sub-)Marken

7. Organisation

Damit ein Projekt so reibungslos wie möglich verläuft, ist es essentiell, klare Rollen zu verteilen.

• Wer ist für welchen Teil der Umsetzung verantwortlich?
• Wer ist Ansprechpartner:in auf Unternehmensseite und wer auf Agenturseite?

Es ist hilfreich zu klären, welche Tools zur Kommunikation verwendet werden. Werden Updates über Email-Verkehr gesendet, oder gibt es eine andere Software, die gemeinsam verwendet wird?

Außerdem empfiehlt es sich darüber zu sprechen, in welchem Set-up und in welchem Format Meetings abgehalten werden, etwa, ob persönlich oder online. Organisatorische Elemente eines Briefings sind u.a.:

• Projektteilnehmende
• Ansprechpartner:innen
• Kommunikationstools
• Meeting-Set-ups

8. Budget

Ob ein Projekt umgesetzt werden kann, hängt natürlich auch davon ab, ob die finanziellen Vorstellungen von beiden Parteien übereinstimmen. Eine klare Kommunikation, welches Budget vorhanden ist, hilft der Agentur mit der Planung von entsprechenden Ressourcen.

9. Zeitplan

Ein Briefing sollte eine grobe Timeline mit Milestones enthalten, also was bis wann erarbeitet werden soll. In Absprache mit der Agentur wird der Zeitplan dann verfeinert und konkrete Meetings, Präsentationstermine und eventuell Workshops fest eingeplant.

Unzureichende Vorbereitung

Vor der Kontaktaufnahme mit einer Agentur sollten sich die verantwortlichen Personen und Abteilungen des Unternehmens bereits über die Zielsetzung des Projektes, eine grobe Zeitspanne und ein grobes Budget ausgetauscht haben. Hilfreich ist es auch, die größten Herausforderungen zu definieren, für die Unterstützung gesucht wird.

Limitierte Informationsbereitstellung

Relevante Daten zum Unternehmen und Markt sollten transparent gemacht werden, damit die Agentur eine ganzheitliche Basis hat, strategische und kreative Entscheidungen treffen zu können. NDAs sichern sensiblen Unternehmensdaten ab.

Oberflächliche Briefings

Sich Zeit für ein gründliches und vollständiges Briefing zu nehmen, führt zu mehr Planungssicherheit. Ein gutes Briefing spart letztendlich Zeit und Geld für alle Beteiligten, weil Rückfragen oder unnötige Schleifen vermieden werden können.

Widersprüche im Briefingdokument sollten auf Auftraggebenden-Seite unbedingt ernst genommen werden. Unklare Vorstellungen, unabgestimmte Zielsetzungen und unterschiedliche Erwartungshaltungen seitens der Stakeholder führen fast unweigerlich zum Mißerfolg.

Enges Budget

Ein zu knapp berechnetes oder unrealistisches Budget wirkt sich in der Regel negativ auf die Umsetzung des kreativen Projektes aus. Passen Aufwände, Budget und Größe der Agentur nicht zusammen, sind die Auftragnehmenden gezwungen, Set-Up oder Prozess entsprechend anzupassen.

Unklare Rollen

Eine:n Ansprechpartner:in für das gesamte Projekt definieren und offenlegen, wer im Team für welche Aufgabenbereiche zuständig ist.

Unrealistische Erwartungen wecken

Transparent sein, welche Aufgaben in der Expertise der Agentur liegen und welche Aufgaben eventuell mit externen Dienstleister:innen abgedeckt werden müssen.

Unrealistische Zeitpläne

Ehrlich kommunizieren, was zeitlich realistisch ist, eventuell ein Best- und Worst-Case-Szenario aufzeigen. Klar kommunizieren, welche Faktoren sich auf das Timing auswirken können.

Undefinierte Korrekturschleifen

Klar definieren, wie viele Überarbeitungen kalkuliert sind und an welchem Punkt im Prozess und in welchem Format – schriftlich oder in einem Meeting – Feedback eingeplant ist.

Design Briefing Vorlage

Naming Briefing Vorlage